Wij houden ons aan de privacywet

Uw privacy is voor ons van groot belang. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Van wie en welke gegevens wij verwerken

Wij werken uitsluitend voor zakelijke opdrachtgevers. Wij verwerken gegevens van de personen die namens een organisatie contact met ons hebben, zoals:

• naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon;
• bedrijfsgegevens: organisatienaam, adres, postcode, plaats en KVK-nummer;
• het adres van de uitvoeringslocatie en gegevens over de gevraagde dienst, zoals het aantal meetpunten, de gekozen datum en de prijs;
• correspondentie: e-mails, offertes, opdrachtbevestigingen, rapportages en facturen;
• betalingsgegevens die op facturen en bankafschriften staan.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en onze diensten zijn niet gericht op kinderen.

Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

• Aanvragen en offertes. Om uw aanvraag te beantwoorden, een offerte uit te brengen en contact met u op te nemen. Grondslag: uitvoering van de (aanstaande) overeenkomst.
• Online inplannen. Boekt u een onderzoek rechtstreeks via onze website, dan bevestigen wij de opdracht automatisch per e-mail, met een afschrift van de opdracht, het logboek voor de meetweek en onze algemene voorwaarden als bijlagen. Daarbij leggen wij het moment van de boeking vast en dat u bij de boeking akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden en heeft verklaard bevoegd te zijn de opdracht te verstrekken. Dat is ons bewijs dat de overeenkomst tot stand is gekomen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij bewijsvoering.
• Uitvoering en rapportage. Om de metingen in te plannen en uit te voeren, de apparatuur te installeren en op te halen en u te rapporteren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie en administratie. Om te factureren, betalingen te verwerken en, bij uitblijven van betaling, betalingsherinneringen te sturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, onze wettelijke administratieplicht en ons gerechtvaardigd belang bij het innen van facturen.
• Controle van bedrijfsgegevens. Bij zakelijke aanvragen en opdrachten kunnen wij de opgegeven bedrijfsgegevens aanvullen en verifiëren met gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, zoals het KVK-nummer, de statutaire naam en het vestigings- of postadres. Zo houden wij onze administratie en facturen juist. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een correcte administratie. Het Handelsregister is voor deze gegevens de bron; bij eenmanszaken kunnen dit persoonsgegevens zijn.
• Reviewuitnodiging. Na oplevering van een opdracht kan Trustpilot u namens ons eenmalig uitnodigen een beoordeling te schrijven. Daarvoor ontvangt Trustpilot uw e-mailadres en het referentienummer van de opdracht. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij feedback over onze dienstverlening. Wilt u geen uitnodiging ontvangen, laat het ons weten, dan zorgen wij daarvoor.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen en wij verkopen uw gegevens nooit.

Met wie wij gegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor de hierboven genoemde doelen, met:

• onze hostingpartij, voor de website en e-mail;
• Microsoft, voor onze zakelijke agenda en e-mailomgeving; afspraken voor installatie en ophalen bevatten de bedrijfsnaam en de uitvoeringslocatie;
• onze boekhouding en het boekhoudpakket, voor facturen;
• Trustpilot, uitsluitend voor de hierboven beschreven reviewuitnodiging;
• Google, als opslaglocatie van een kopie van onze administratie (back-up).

Met partijen die als verwerker voor ons werken maken wij afspraken over de beveiliging en het gebruik van uw gegevens. Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte; in dat geval gebeurt dat op basis van een passend beschermingsniveau, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de Europese standaardcontractbepalingen. Daarnaast verstrekken wij gegevens als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanvragen en offertes die niet tot een opdracht leiden: tot twee jaar na het laatste contact.
• Opdrachten, rapportages en de vastlegging van uw akkoord: tot vijf jaar na afronding van de opdracht, in verband met garantie en mogelijke aanspraken uit de overeenkomst.
• Facturen en administratie: zeven jaar, op grond van de wettelijke bewaarplicht.

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

Beveiliging

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus. Onze klantadministratie draait op een eigen server in eigen beheer en is niet vanaf internet toegankelijk. Toegang is beperkt tot degenen die de gegevens voor hun werk nodig hebben. Wij maken dagelijks back-ups, waarvan de externe kopie versleuteld is opgeslagen, en ons e-mailverkeer verloopt via versleutelde verbindingen.

Cookies

Voor het gebruik van cookies op deze website verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

Uw rechten

U heeft het recht om:

• uitleg te krijgen over welke persoonsgegevens wij van u hebben en wat wij daarmee doen;
• die gegevens in te zien en een kopie te ontvangen;
• fouten te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen wanneer wij ze niet meer nodig hebben;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, zoals de reviewuitnodiging;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (dataportabiliteit).

Stuur uw verzoek naar info@hollandluchtmeting.nl. Geef daarbij duidelijk aan wie u bent, zodat wij zeker weten dat wij geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen een maand.

Vindt u dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wetgeving daar aanleiding toe geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina.